Cómo organizar unas jornadas de cine con propósito
Se abre el telón, y comienza el artículo.
Cuando pensamos en organizar un evento, casi siempre se nos vienen a la cabeza los mismos formatos: conferencias, encuentros sectoriales, mesas redondas, conciertos, cenas solidarias, actividades deportivas…
¿Alguna vez os habéis planteado organizar unas jornadas de cine relacionadas con vuestra causa?
Muy pocas organizaciones apuestan por este formato, lo que lo convierte en una alternativa fresca y con un gran potencial para diferenciarse.
¿Por qué organizar unas jornadas de cine?
Además de ser claramente una acción de concienciación y sensibilización, también puede aportar:
- Autoridad, posicionamiento y visibilidad.
- Fortalecimiento o creación de vínculos con empresas, instituciones y entidades colaboradoras. Puede ser una gran oportunidad para estrechar relaciones ya existentes o para implicar a nuevos agentes, tanto en la organización como en el patrocinio.
- Un canal para la captación de fondos, mediante llamamientos a la donación durante el evento como y, si procede, a través de la venta de entradas.
- Fidelización de vuestra base social.
- Mayor presencia y reconocimiento entre vuestros grupos de interés.
Y todo ello sin olvidar su enorme potencial para la captación de leads cualificados.
Al fin y al cabo, la mayoría de las personas que acuden a este tipo de jornadas lo hacen movidas por un interés explícito y una especial sensibilidad hacia la temática que abordan, y, por tanto, hacia aquello a lo que os dedicáis.
Esto las convierte en un canal de gran valor para que públicos afines entren en contacto con vuestra organización, algo que no siempre ocurre en otros tipos de eventos.
Así que no podemos olvidarnos de recabar los datos de las personas asistentes: mediante un formulario previo de inscripción, a través de un stand habilitado en el espacio de proyección o por cualquier otro medio que resulte lo más sencillo y cómodo posible.
(¡No desaprovechéis ninguna oportunidad para captar leads cualificados y seguir ampliando vuestra Tribu! ¡Y tampoco os olvidéis de transformar ese interés inicial en un compromiso estable! )
En su día coordiné la 1ª y 2ª Jornadas de Cine sobre la Experiencia de Vivir, impulsadas por la Asociación Argonautas y HelpAge International España, con la colaboración del Ayuntamiento de Madrid (1.ª edición) y Fundación “la Caixa” (2.ª edición).
Desde mi experiencia puedo afirmar que unas jornadas bien organizadas pueden ser todo un éxito, con una inversión considerablemente menor que la que requieren otros tipos de eventos.
Además, este formato suele resultar especialmente atractivo para los medios de comunicación.
P. D. Aunque estoy hablando de cine, el formato admite muchas variantes: documentales, una combinación de cine y documental, cortos, cine independiente, etc… Hay muchas posibilidades.
Las tres fases
Al igual que en cualquier tipo de campaña o evento, el proceso está compuesto de tres fases: pre, durante, y post.
Pre-jornadas
Esta fase es la más importante, incluso más que el propio desarrollo de las jornadas.
Lo que se haga aquí condicionará que sean un éxito o un fiasco.
Por eso la abordo con más detalle que las otras dos.
En esta fase previa deberemos tener en cuenta, al menos, lo siguiente:
Búsqueda de coorganizadores
Puede ser interesante organizar las jornadas en colaboración con una o varias entidades con las que compartáis causa.
Esto puede aportar mayor capacidad de convocatoria, reparto de gastos, una estructura más sólida para la organización y difusión, y mayor facilidad para conseguir patrocinios o apoyo institucional.
Además, los eventos organizados en colaboración refuerzan su credibilidad y proyectan una mayor autoridad.
Definir el “Para qué”
Es decir, tener claro cuál queremos que sea el propósito de las jornadas.
- ¿Concienciar y dar a conocer una problemática poco visibilizada?
- ¿Poner en valor una realidad?
- ¿Hacer frente a los prejuicios que sufre un colectivo?
- ¿Acercar a la sociedad un tema incómodo que tendemos a ignorar?
- Y un largo etcétera.
En el caso de las Jornadas sobre la Experiencia de Vivir:
El objetivo fue sensibilizar sobre los prejuicios asociados a las personas mayores y, al mismo tiempo, visibilizar problemáticas presentes este grupo de población, como la soledad no deseada o la violencia de género en mujeres mayores.
Definir la duración y formato
Esto implica concretar la duración de las jornadas, el número de películas y la frecuencia de las proyecciones.
Por ejemplo:
- Una única película en una fecha significativa.
- Un maratón de un día con varias películas.
- Una película a la semana durante un mes.
- Una película al mes a lo largo de todo un año, excluyendo los meses de verano.
- Y un largo etcétera.
Más allá de las proyecciones, se puede incorporar:
- Intervenciones breves de personas expertas en la temática, e incluso contar con la participación del director/directora o algún miembro del elenco de alguna de las películas.
- Debates o mesas redondas.
- Exposiciones vinculadas al tema (por ejemplo, una muestra fotográfica de vuestros propios proyectos, que a su vez esté relacionada con la temática de las jornadas).
- Un cóctel al finalizar.
- Y un largo etcétera.
En el caso de las Jornadas sobre la Experiencia de Vivir:
- Se proyectaron cuatro películas, una por semana, a lo largo del mes de octubre.
- Cada sesión comenzó con una breve puesta en contexto por parte de una persona experta.
- Tras cada proyección, se abrió un coloquio para que las personas asistentes pudieran compartir sus reflexiones e inquietudes.
- En la primera edición, durante todo el mes se pudo visitar una exposición fotográfica sobre los proyectos que desarrolla HelpAge en todo el mundo, en una sala anexa al salón de actos.
Distribuir las proyecciones a lo largo de un mes permitió mantener activa la difusión durante más tiempo y facilitar la asistencia de personas con distintas disponibilidades, lo que ayudó a ampliar el alcance.
Selección de las películas
Siempre alineadas con el “para qué”.
Como recomendación práctica: salvo que no haya alternativa, conviene evitar títulos excesivamente largos o de ritmo demasiado lento.
Tramitar la licencia de exhibición pública
El trámite y el correspondiente pago de tasas se hace con la distribuidora autorizada de cada película (aunque, en muchos casos, si se trata de exhibición no comercial, puede gestionarse a través de EGEDA para las obras de su repertorio); adicionalmente, también hay que liquidar un canon a la SGAE en concepto de derechos de autor.
No te asustes: en muchos casos las tasas suelen ser bajas, y con algunos distribuidores se puede negociar condiciones especiales si sois una ONG y explicáis el motivo social de la proyección.
Importante: el hecho de que no se cobre entrada no exime de tramitar los derechos. Es un trámite obligatorio para cualquier proyección fuera del ámbito doméstico.
Búsqueda del espacio
Lo ideal es conseguir la cesión de un espacio privado; si además se trata de una sala reconocida, mejor todavía.
Este tipo de espacios suelen ser más permisivos a la hora de realizar llamamientos a la donación o incluso cobrar entrada, algo que generalmente no es posible en espacios dependientes de la Administración Pública.
Si no es posible en un espacio privado, se puede explorar la opción de solicitar la cesión de un espacio municipal (en un centro cultural u otro equipamiento similar). Este tipo de iniciativas suelen interesar bastante a las administraciones locales.
Búsqueda de las personas expertas que participarán
Si habéis decidido contar con la participación de personas expertas, necesitaréis contar con perfiles relevantes y con credibilidad en la temática que abordéis.
El punto de partida más sencillo es revisar vuestros propios contactos: investigadores, profesionales del sector, representantes de otras entidades, personas con experiencia directa en la problemática…
Pensad también en qué personas o entidades de vuestro entorno podrían conectaros con personas interesantes.
Y en algunos casos, tocará hacer un poco de trabajo de campo: identificar perfiles interesantes y contactarles directamente.
Búsqueda de patrocinadores
Las opciones son muchas pero, en esencia, se pueden buscar patrocinadores que:
- Cedan el espacio o asuman los gastos de su alquiler.
- Cubran parte o la totalidad de los gastos que pudieran surgir: las licencias de exhibición pública, el catering, el desplazamiento de los ponentes si vienen de fuera, etc…
Si ya contáis con empresas colaboradoras con las que tengáis cierta relación, puede ser una muy buena oportunidad con la que seguir fortaleciendo el vínculo.
Crear una landing específica para la Jornada
Esto ayuda a reforzar la identidad y el carácter propio del evento.
Y si queréis crear una página web específica, mucho mejor.
Además de informar sobre las películas, los horarios y todo lo relativo al evento, incluid un formulario de inscripción previa (salvo que las condiciones del espacio en el que se vayan a desarrollar no lo permitan). Recordad: esos datos son oro para vosotros, así como uno de los objetivos de cualquier evento.
Diseñar y lanzar la estrategia multicanal para su difusión
Posibles canales que tenéis a vuestra disposición:
- Vuestra base social (movilizándola para que lo difunda en su entorno cercano).
- Redes Sociales.
- Newsletter.
- Invitación formal a todas las entidades, empresas, instituciones y otros agentes con las que mantengáis relación.
- Implicación de los ponentes que vayan a participar.
- Implicación de los patrocinadores e instituciones colaboradoras.
- Implicación de otras entidades con las que tengáis buena relación.
- Publicación en portales culturales y de ocio.
- Medios especializados y medios generalistas (incluyendo grandes medios), mediante nota de prensa.
- Y un largo etcétera.
Muy importante: si conseguís la participación del director/directora, o de alguna persona famosa que actúe en alguna de las películas, puede convertirse en el mejor de los embajadores.
Y ojo: en la difusión os lo jugáis todo. Sin una buena estrategia de comunicación (incluyendo la adecuada preparación de todos los materiales que la acompañarán), ya podéis organizar las mejores jornadas de la historia, que no irá ni Perry.
La organización de este tipo de eventos requiere tiempo. Preparad la estrategia de comunicación y todo lo que la acompaña con al menos tres meses de antelación. Sin prisa y con tranquilidad.
Durante las jornadas
Tips:
-Disponed en la entrada de un stand de vuestra organización con material informativo y promocional.
-Aseguraos de que vuestra identidad visual esté presente: roll-up, cartelería, flyers, etc.
-Si no habéis tenido la posibilidad de que los asistentes se tuvieran que inscribir previamente, aprovechad para captar el mayor número posible de datos personales. El proceso tiene que ser lo más sencillo posible.
–Aprovechad momentos estratégicos para hablar de vuestra causa y hacer un llamamiento a realizar una donación. Ya que lógicamente contaréis con una pantalla, podéis proyectar vuestro código de Bizum y/o un código QR que lleve a vuestra página de donaciones (aunque esta última opción, en un evento, es menos efectiva que la del Bizum).
-Si tenéis un vídeo institucional breve, podéis proyectarlo justo antes de la primera película.
-Si hay coloquio contad con una persona dinamizadora, que lo modere de tal manera que resulte ágil, participativo, y centrado en la temática.
-Identificad perfiles estratégicos entre las personas asistentes (empresas, representantes institucionales, etc.) y saludadlos personalmente. Este tipo de eventos también puede ser una buena oportunidad para hacer networking.
-Documentad el evento: tomad fotografías (siempre con autorización), y recoged impresiones o testimonios. Os servirán para la comunicación y documentación posteriores (dosieres de presentación, memoria anual, etc.)
-Si las proyecciones están espaciadas en el tiempo, seguid comunicando durante ese periodo: compartid cómo se están desarrollando las jornadas y animad a asistir a las siguientes sesiones.
Post-jornadas
¡El trabajo no termina cuando finalizan!
A veces no le damos la importancia que se merece al post-evento, cuando es aquí donde se recolectan la mayoría de los frutos.
Algunos tips:
-En algunos casos puede ser interesante enviar una nueva nota de prensa con el resumen y las conclusiones del evento, aprovechando, una vez más, para hablar de vuestra organización.
–Agradeced a todas las personas asistentes su presencia:
- A través de vuestros canales de comunicación, reconociendo también a las entidades colaboradoras y patrocinadoras que lo han hecho posible.
- En el caso de los leads captados, mediante email (si puede ser personalizado, mejor). Aprovechar para enviarles el enlace a vuestra web invitándoles a que conozcan mejor vuestro trabajo.
- Y por supuesto, a las personas ponentes que hayan participado.
Hacedlo, como tarde, dentro de los dos días laborales tras la finalización.
-Incorporad todos los leads captados a vuestra base de suscriptores. Si conseguís captar un número significativo y los cuidáis bien, a largo plazo puede convertirse en uno de los activos más valiosos generados por las jornadas.
-Elaborad un clipping de la presencia en medios. Esta información será un recurso valiosísimo para dosieres y presentaciones futuras, así como para vuestra memoria anual.
-Enviad un reporte a las entidades colaboradoras y patrocinadoras, incluyendo el clipping y los principales resultados alcanzados. Si habéis recogido testimonios de asistentes, incorporarlos también.
-Realizad una reunión interna de evaluación: qué ha funcionado, qué no, qué mejoraríais, qué repetiríais y qué incorporaríais en una próxima edición.
***
En fin.
Tal y como dijo Chaplin, “el cine tiene un enorme poder para transmitir mensajes que conmuevan conciencias, arraiguen en los corazones y movilicen sociedades”.
(Mentira, no lo dijo Chaplin. Lo digo yo, pero es verdad. ¡Así que aprovechad el poder del cine a vuestro favor!)
Y se cierra el telón.
Un abrazo,
Fernando Fernández-Gil
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