Qué son los OKR y cómo pueden ayudar a mejorar la gestión de tu Entidad
Vivimos tiempos cada vez más complejos e inciertos, por lo que toca implantar herramientas de planificación ágiles y resilientes.
Qué te voy a contar a ti de tiempos complejos e inciertos. Seguro que estás hasta las narices de ellos, como todo el mundo. Y más aún si trabajas en una entidad del Tercer Sector.
La metodología OKR se presenta como una solución sencilla y muy efectiva, que ayuda:
- A trabajar sin perder el foco,
- midiendo de forma constante los avances,
- y pudiendo adaptarse con rapidez a los embates de esta realidad compleja e incierta.
En este artículo te explico en qué consiste y cómo puedes empezar a utilizarla desde hoy mismo (o desde cuando te dé la gana).
Qué son los OKR y cómo pueden ayudarte a mejorar la gestión de tu Entidad
De dónde vienen los OKR
Un poco de historia:
La metodología OKR fue ideada en los años 70 por Andy Grove, por entonces directivo de Intel.
Su objetivo: crear un sistema claro y ágil para alinear los esfuerzos de los equipos con las prioridades estratégicas de la empresa.
Más tarde, John Doerr, antiguo empleado de Intel y friki de los OKR, empezó a implantar esta metodología en otras compañías.
Ha sido uno de los pilares del éxito de Google desde sus inicios.
También la han adoptado otros gigantes como IBM, LinkedIn, Dropbox, Spotify, Netflix, o la Fundación Bill y Melinda Gates.
Aunque su origen está en el sector tecnológico, su sencillez y eficacia han hecho que se extienda a muchos ámbitos.
En los últimos tiempos, y debido al contexto tan cambiante en el que vivimos, está ganando cada vez más relevancia.
Qué son los OKR
Los OKR es una herramienta de gestión y de planificación, utilizada para definir Objetivos (Objectives), compuestos de Resultados Clave (Key Results).
Se enfocan en el muy corto plazo: por lo general, los OKR se establecen con un horizonte trimestral.
Cada OKR se compone de dos niveles:
UN OBJETIVO
- Establece qué queremos lograr.
- Es una meta cualitativa.
- Tiene que estar alineado con la Misión de la Organización.
- Cada Objetivo está compuesto de varios Resultados Clave.
Ejemplo de Objetivo: “Potenciar las vías de financiación privada, para ganar autonomía y empezar a garantizar nuestra sostenibilidad económica.”
VARIOS RESULTADOS CLAVE
- Emanan del Objetivo, estableciendo qué debemos conseguir para considerar que lo hemos logrado.
- Son hitos cuantitativos, específicos y medibles.
Ejemplo de Resultado Clave asociado al Objetivo antes mencionado: “Aumentar en 200 personas nuestra base de socios de cuota.”
Aunque no forman parte estructural de la metodología, también se pueden definir las tareas y acciones concretas que serán necesarias para ir cumpliendo con cada Resultado Clave.
Estas se tienen que basar en la siguiente pregunta: ¿Qué tendremos que hacer para lograr el Resultado Clave?
Paciencia, más abajo encontrarás algunos ejemplos completos de OKR. Ahora vayamos con sus principales características.
Características de los OKR
Pensados en ciclos a muy corto plazo
Los OKR se establecen en ciclos.
Estos ciclos suelen ser trimestrales, aunque no es una regla de oro. También pueden ser semestrales, cuatrimestrales o incluso mensuales, si os va lo hardcore, como a mí.
El marco temporal de cada ciclo es flexible, siempre y cuando se enfoque en el muy corto plazo.
Menos es más
Para no perder el foco (ni la cordura), en cada ciclo debería establecerse como máximo 5 Objetivos.
A su vez, cada Objetivo tiene que estar compuesto por un número reducido de Resultados Clave: entre 2 y 5.
Eso nos lleva a tener que pensarlos y diseñarlos muy bien, identificando lo verdaderamente importante.
Lo accesorio, lo que lleva a la dispersión de esfuerzos, lo que no aporta valor, no tiene cabida en los OKR.
Medibles
En el caso de los Resultados Clave, se tiene que poder medir su progreso. Y por eso hay que evitar las expresiones vagas o ambiguas.
Resultado Clave vago y no medible: “Aumentar mucho nuestra base de socios de cuota.”
Resultado clave bien definido y medible: “Aumentar en 200 personas nuestra base de socios de cuota”, o “Aumentar un 20% nuestra base de socios de cuota”.
Se suelen construir de forma colectiva
Lo habitual es que se definan de forma participativa y consensuada, ya sea por todo el equipo o por departamentos.
Eso no quita que:
- Haya OKR que sean establecidos por la Dirección, especialmente cuando toca tomar decisiones estratégicas urgentes.
- Cualquier persona pueda establecer uno o varios OKR individuales. De hecho, es una buena manera de retarnos sanamente a nosotros mismos.
Ambiciosos
Siempre que den pie a ello, los OKR tienen que ser ambiciosos.
Google apostó por este enfoque, con Objetivos colosales como:
- “Crear el mejor navegador”
- “Crear un servicio de correo electrónico que sea 100 veces mejor que los competidores”
- “Mapear todo el mundo”.
Gracias a esta política de OKR ambiciosos, logró en muchas ocasiones multiplicar por diez su crecimiento.
En este artículo puedes conocer algunos de los OKR más legendarios de Google.
Y esta es una opinión personal: debido a que el propósito compartido de las entidades del Tercer Sector es trabajar por el bien común y transformar el mundo en un lugar mejor, su ambición tendría que ser aún mayor que la ambición de las mayores empresas del planeta.
Salvo excepciones, no es obligatorio cumplirlos al 100%
Aunque pueda parecer contradictorio, nos podemos permitir que sean muy ambiciosos para que no sea necesario cumplirlos del todo.
Tienen que suponer un reto que estimule y motive a dar lo mejor de nosotros, no algo que nos genere presión, frustración y atracones de comida basura.
Volviendo al Resultado Clave que estamos utilizando de ejemplo: si era “Aumentar en 200 personas nuestra base de socios de cuota”, pero lo que logramos es ampliarlo en 147, eso ya es un éxito que merece ser celebrado.
Revisión continua
Deben revisarse periódicamente, a ser posible una vez por semana.
Así podemos evaluar los avances a tiempo real y, si fuera necesario, ir ajustando con agilidad el proceso.
Además, cada ciclo termina con una evaluación final de resultados. Esto permite extraer información útil y aprendizajes que ayuden a la hora de definir los OKR del siguiente ciclo, así como a mejorar continuamente el proceso.
Por eso, los OKR pueden ser un gran aliado para las Entidades que aspiren a la excelencia organizacional.
Flexibles
Los OKRs no son como las Tablas de Moisés.
Se pueden ir adaptando si cambian las prioridades, el contexto o las circunstancias. También se pueden ajustar si surgen oportunidades o imprevistos por el camino.
Visibles para todo el equipo
Lo ideal es que sean accesibles y puedan ser consultados en cualquier momento por cualquier persona del equipo, incluso aquellos OKR en los que no estén directamente implicados.
Ya sea en una carpeta compartida en la nube, colgados en un corcho, o etc, lo importante es que estén visibles y actualizados.
Claros y sin tecnicismos
Tienen que estar redactados de forma clara, directa y sencilla.
Cualquier persona del equipo debería poder entenderlos sin necesidad de explicaciones adicionales.
En algunos casos, con plazos definidos
Habrá Resultados Clave que necesiten incluir una fecha límite, sobre todo si hay otros que dependan de su previo cumplimiento.
Ejemplos de OKR
Incluyo algunos ejemplos random y bastante genéricos.
Como comentaba, hay que optar por OKR ambiciosos. Siempre que den pie a ello tienen que ser retadores, motivadores, un catalizador para dar lo mejor de nosotros.
Un par de ejemplos:
Por otra parte recordemos que, a veces, menos es más. Puede haber perfectamente OKR compuestos solo de dos Resultados Clave.
Un par de ejemplos:
Campos complementarios en los OKR
Es posible añadir algunos campos complementarios, que puedan ayudar a hacer un buen seguimiento y valoración de los resultados.
Por ejemplo:
Persona responsable
Ojo: La persona responsable del Objetivo no tiene por qué ser la misma que la de los Resultados Clave asociados.
Progreso
En donde ir reflejando cómo van progresando los Resultado Clave. Ya hemos dicho que deben ser revisados periódicamente, a ser posible una vez por semana.
Puntuación de los Resultados Clave
John Doerr establece un rango de puntuación que va del 0 al 1.0, de tal forma que, por ejemplo:
- 0.3 indicaría que se progresó poco.
- 0.7 indicaría que no se alcanzó del todo, pero sí en gran medida. Si era ambicioso, se puede considerar un éxito.
- 1.0 indicaría que se alcanzó por completo. Toca entonces fiestón verbenero.
Importante: Que todos los Resultados Clave terminen con una puntuación de 1.0, no tiene por qué ser algo bueno. Podría indicar que quizá eran demasiado conservadores.
Autoevaluación
Vinculado a la puntuación, podemos incluir un campo de autoevaluación.
Mientras que la puntuación es objetiva, la autoevaluación es más subjetiva.
En ella se puede reflexionar sobre aspectos como:
- ¿Qué ha funcionado bien?
- ¿Qué no salió como esperábamos?
- ¿Qué podría haberse hecho de diferente manera?
- ¿Qué obstáculos o imprevistos surgieron?
- ¿Qué aprendizajes hemos obtenido por el camino?
- Etc
Esta información puede resultar extremadamente útil a la hora de definir y encarar los OKR del siguiente ciclo.
Por qué implementar los OKR en el Tercer Sector
Ayudan a mantener el foco en lo que realmente hay que hacer.
Vinculado con ello, se evita la dispersión de esfuerzos, al centrarnos en lo que hemos identificado como verdaderamente importante en ese momento.
Permiten mantener la coherencia en los proyectos. Al estar alineados con la Misión, se evitan las desviaciones.
Al ser visibles para todo el equipo, fomentan la transparencia y la comunicación interna. Y lo hacen de una forma al alcance de todos los bolsillos.
Al hacer un seguimiento continuo y poder ajustarlos sobre la marcha, facilitan que podamos pivotar o adaptarnos con agilidad ante cambios en contextos inciertos o de alta incertidumbre, algo bastante común en las entidades del Tercer Sector.
La revisión de los resultados alcanzados en cada ciclo permite extraer aprendizajes para tener en cuenta en los siguientes. Esto promueve una cultura de reflexión y mejora continua.
Refuerzan la motivación y el afán de superación, por varios motivos:
- Al establecer OKRs ambiciosos y retadores.
- Al poder consultar los avances en tiempo real.
- Al haber sido definidos de forma participativa.
Cuando una persona ha definido y se ha comprometido con un OKR propio, se potencia el compromiso individual.
Son una forma sencilla de trabajar con enfoque estratégico, permitiendo hacerlo incluso cuando no hay tiempo, recursos o energía para elaborar un plan completo.
Y si se cuenta con un plan estratégico, algo que recomiendo encarecidamente, los OKR hacen un tándem ideal con éste.
¿Cómo implantar los OKR?
Si hace mucho calor y te tiras a una piscina de agua helada, hay muchas probabilidades de que te dé un corte de digestión muy chungo.
Esa analogía es aplicable a muchas cosas, incluida la implantación de los OKR.
Es una metodología muy sencilla, pero su implantación puede requerir de cambios en el modelo y la cultura organizacional de la Entidad.
Dependiendo del caso es posible que no sea aconsejable incorporarlos de golpe, sino de forma progresiva.
Se puede comenzar en un departamento o área concreta, a modo de piloto.
O se puede comenzar con un único OKR compartido por todo el equipo.
O etc. Dependerá del contexto.
No es obligatorio ser ortodoxos
Como cualquier metodología, no es necesario seguirla al pie de la letra, siempre y cuando resulte efectiva.
Las metodologías están para adaptarse y ser un poco iconoclastas con ellas.
Al menos eso es lo que yo considero en base a mi experiencia. Otros no sé qué es lo que dirán, pero seguramente estén equivocados.
Por ejemplo, se pueden incorporar más campos adicionales, si eso va a ayudar de cara al seguimiento y la evaluación.
O puede darse el caso de que toque centrarse en un único Objetivo, pero compuesto por diez Resultados Clave.
O un largo etc.
En resumen, podéis crear un modelo hecho a vuestra medida, en base a vuestro contexto y circunstancias.
Lectura recomendada
Esto ha sido una introducción muy introductoria de una metodología que, aunque es muy sencilla, daría para un artículo mucho más extenso.
Pero no quiero que te pete la cabeza.
Y además no me apetece seguir escribiendo, que ya me duelen los ojos de estar tanto tiempo delante de la pantalla. Lo que me apetece ahora es tirarme en el sofá y acariciar a mis gatos, ya basta de hablar de OKR.
Si quieres profundizar en ellos, te recomiendo encarecidamente en libro Mide lo que Importa, de John Doerr.
¿Te ayudamos a implantarlos?
Los OKR son una herramienta muy sencilla, efectiva y barata, que puede ser adoptada por cualquier tipo de Organización, sea cual sea su área y su tamaño.
Si te interesa implantar la metodología OKR en tu entidad, os podemos ayudar.
Podemos diseñar junto a ti y tu equipo un sistema útil, práctico y adaptado a vuestra realidad, así como acompañaros en las fases de implementación y valoración de resultados.
Mi email: fernando@futuropresente.es
Un abrazo,
Fernando Fernández-Gil
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