Itinerario del voluntariado
Toda persona que hace voluntariado recorre su particular “Camino del Héroe”. Desde el primer contacto mostrando interés en colaborar hasta su desvinculación, que no tiene por qué suponer un verdadero adiós.
Durante ese camino -a veces de una semana, otras de muchos años- se transita por un itinerario dividido en tres grandes etapas. En este artículo te cuento cuáles son.
Lo hago desde un enfoque general, para que tú (o a quien le corresponda en tu organización), podáis adaptarlo a vuestro contexto y características.
En la coordinación de voluntariado no existen las fórmulas magistrales, pero sí mucha metodología, siempre flexible y planteada desde un enfoque humanista.
Las personas voluntarias son a menudo el motor de las organizaciones no lucrativas. De hecho, hay muchas que, sin voluntariado, simplemente no existirían. Estas entidades logran dejar su huella y transformar el mundo gracias al esfuerzo y la dedicación desinteresada de quienes confían en ellas y colaboran desde dentro.
Ese es uno de los motivos de que la coordinación de voluntariado sea algo muy serio, como lo es todo en el Tercer Sector.
Este artículo se basa en mi experiencia personal de quince años coordinando programas de voluntariado, algunos de ellos extremadamente complejos. Aquí encontrarás recomendaciones, consejos y reflexiones, éstas últimas sin pelos en la lengua.
Vamos a ello.
Itinerario del voluntariado
Etapa I. Incorporación
Captación
Como todo en la vida, hay empezar por el principio. No queda otra. Así lo marcan las leyes de la física, que también son aplicables a la coordinación de voluntariado.
Y el principio es definir con claridad qué perfil de persona voluntaria necesitamos, que vendrá determinado por las características del programa o actividad en el que vaya a participar.
A la hora de definirlo, habrá que tener en cuenta:
- Habilidades blandas: Fundamentales en casi cualquier voluntariado, sobre todo en aquellos que implica un trabajo directo con las personas beneficiarias. Destacan la empatía, la comunicación, la escucha activa, la asertividad, la autocrítica, el trabajo en equipo y la resolución de conflictos.
- Conocimientos o formación específica: En algunos voluntariados, especialmente los más delicados o de mayor responsabilidad, se requiere experiencia o formación previa.
- Dedicación: Es decir, qué número de horas a la semana o al mes va a tener que dedicar, cuál será la duración mínima del compromiso, los horarios, etc…
- Valores y actitudes: Es esencial que las personas voluntarias estén alineadas con la misión y los valores de la organización. Además, hay una serie de principios universales que, sí o sí, se deben compartir, como la tolerancia, el respeto por la diversidad y la responsabilidad.
Una vez definido el perfil, contamos con muchas vías para la captación, que pueden combinarse en una estrategia multicanal bien organizada. Por ejemplo:
- Publicación de ofertas de voluntariado en portales especializados.
- Campañas en redes sociales.
- Participación en eventos y ferias de voluntariado.
- Colaboración con Universidades y otras instituciones educativas.
- Colaboración con empresas, impulsando programas de voluntariado corporativo (de esto hablaremos más en detalle en otro artículo).
- El boca a boca entre las personas voluntarias, quienes pueden captar en su entorno cercano (¡esto es muy potente, tenlo siempre en cuenta!).
- Aprovechar como altavoz cualquier evento propio que realice vuestra entidad: charlas, jornadas, presentaciones, campañas de sensibilización, etc…
Consejos prácticos a la hora de captar
- Claridad y concreción: Detalla siempre el rol, las tareas, el compromiso y el perfil que se busca. Esto, además, servirá para hacer una primera criba (y evitar malentendidos).
- Proceso de inscripción sencillo: Utiliza formularios accesibles y fáciles de cumplimentar.
- Comunicación constante: Haced uso de vuestros canales habituales para compartir, de manera regular, los avances, logros e historias de éxito de vuestro voluntariado. Esto inspira y ayuda a que otros se imaginen colaborando con tu organización.
- Transparencia: Facilita que cualquier persona interesada os pueda conocer a fondo de forma muy sencilla: vuestra misión, valores, proyectos, historia, y cómo os financiáis.
- Búsqueda continua: Salvo para proyectos puntuales, la captación tiene que ser un proceso constante y bien planificado, para garantizar la sostenibilidad del voluntariado.
- Paciencia y persistencia: La captación suele requerir tiempo y constancia, especialmente al principio o si se buscan perfiles muy concretos. No te desanimes: las personas que buscas están ahí fuera, esperando a que las encuentres. Te lo digo por experiencia.
Entrevista
Cuando una persona muestre interés en hacer voluntariado, tocará conocerla más a fondo a través de una entrevista.
Lo ideal es que ésta siga un formato semiestructurado, con un guion flexible.
¡Ah! Y no olvides que en estas entrevistas no sólo la organización evalúa al candidato: ¡el candidato también evalúa a la organización!
Cuando llegan a través de portales de voluntariado, suele ser normal que mantengan entrevistas con varias entidades, y que terminen eligiendo la opción que más resuene con ellos.
¡Vuestro proyecto no es el único, así que cuídate de dar una muy buena impresión inicial!
Los principales objetivos de estas entrevistas son:
- Conocer a la persona candidata: Sus motivaciones, expectativas, habilidades, valores, disponibilidad y nivel de compromiso, para valorar si encaja con el perfil buscado.
- Describir el rol que asumiría: Explicarle de forma realista las funciones, tareas y nivel de dedicación que le conllevaría la actividad voluntaria.
- Presentarle la Organización: Informar de forma detallada y transparente sobre la misión, historia, valores, y los proyectos que realice vuestra entidad, más allá de la actividad concreta por la que haya mostrado interés.
Al finalizar la entrevista, la persona candidata debe tener claro:
- El nivel de compromiso, las tareas y las responsabilidades que asumiría.
- Qué formación y apoyo recibirá para desarrollar su labor.
- Si trabajará de forma individual o en equipo.
- Cuáles serán los siguientes pasos del proceso.
Después de la entrevista:
- Si la actividad de voluntariado va a requerir un compromiso elevado, es aconsejable darle tiempo para que reflexione antes de que tome una decisión.
- Puede ocurrir que la persona candidata no encaje con el perfil buscado. Recuerda que todas las personas pueden hacer voluntariado, pero no todas encajan en cualquier actividad. En este caso, hay que contactarla para:
- Agradecer su interés y, con tacto, explicar que su perfil no se ajusta a la actividad en cuestión.
- Animarla a buscar otras oportunidades más adecuadas a su perfil.
- Ofrecerle alternativas dentro de la entidad, si existen y encaja en ellas.
Consejos prácticos para las entrevistas:
- Plantea bien la entrevista: esto ayudará a establecer expectativas realistas, reduciendo posibles malentendidos o decepciones.
- Hazle ver los beneficios que puede obtener. Toda labor voluntaria es altruista, pero eso no significa que no pueda recibir y aprender mucho a lo largo del camino. Al final del articulo doy algunas pinceladas de brocha gorda.
- Crea un ambiente relajado y cómodo, evitando interrupciones y prisas.
- Siempre que sea posible, haz las entrevistas de forma individual y presencial. Esto permitirá conocer mejor a la persona candidata.
- Responde con rapidez a las solicitudes: como mucho, no tardes más de un par de días laborales en contestarlas, porque el interés se enfría muy rápido.
- Agradece desde el primer momento su interés en querer sumarse a vuestra causa.
- Evita los sesgos de afinidad: es decir, no favorecer a quienes puedan resultarte más simpáticos o afines a ti. El objetivo es encontrar a la persona que mejor encaje con la actividad y los valores de la entidad, y eso, ante todo, requiere de objetividad.
Formación básica inicial
Tras la entrevista, y si la persona candidata encaja con el perfil que buscamos, toca proporcionarla una formación básica inicial.
Su duración y profundidad dependerán del tipo de voluntariado, el grado de responsabilidad y la complejidad de las tareas que vaya a asumir. Puede ir desde una breve sesión introductoria hasta cursos de semanas o meses.
Además, a lo largo del camino, tendremos que ir ofreciendo de forma periódica formación específica y de reciclaje. Pero de esto hablaremos más adelante, en otro artículo (sí, voy a ir haciendo muchos más artículos sobre voluntariado).
Tanto la formación inicial como las formaciones periódicas son pilares básicos para garantizar la calidad de la acción voluntaria. Además, en el caso específico de España, es un requisito legal establecido en la Ley Estatal 45/2015 (Art. 14.1.f) de Voluntariado.
Sé que para organizaciones chiquititas o que recién están comenzando todo esto de la formación inicial pueda dar un poco de susto. Por suerte, hay muchas Administraciones Públicas, Federaciones, Instituciones, etc… que las facilitan de forma gratuita.
Contenidos mínimos de una formación inicial:
- Conocimientos de base: Aportar los conocimientos y las habilidades básicas necesarias para que pueda comenzar su labor de manera segura, efectiva y eficaz.
- Información sobre la organización: Aunque ya se trató en la entrevista inicial, aquí toca abordarlo con mayor profundidad.
- Derechos y deberes de las personas voluntarias, tal y como se especifican en la Ley 45/2015 (Art. 10 y 11).
- Información sobre los medios con los que contará para desarrollar su labor.
- Sistemas de seguimiento y apoyo: De qué manera la entidad le acompañará, y a quién acudir (y cómo) ante dudas o incidencias.
Consejos prácticos para las formaciones:
- Adapta y personaliza la formación al perfil de las personas participantes.
- Fomenta la participación mediante dinámicas, casos prácticos, simulaciones y/o espacios para la reflexión.
- Incluye una evaluación final, aunque sea informal. Puede ser un test, una dinámica grupal, etc… Así te aseguras de que los contenidos clave han sido comprendidos y se resuelven dudas.
- Aprovecha la formación para empezar a generar sentimiento de pertenencia: presentando al equipo, compartiendo experiencias de otros voluntarios, etc…
Acogida
Una vez recibida la formación inicial y confirmada su voluntad de incorporarse, llega el momento de la acogida. Este es el momento en el que la intención se empieza a convertir en acción.
(¡¡Qué nervios!! para él/ella, claro; no para ti, que esto ya te lo tienes muy trillado).
El primer paso dentro de la acogida, si o si, es la firma del Acuerdo de Voluntariado, tal y como establece, nuevamente, la Ley 45/2015 (Art. 12). En la propia Ley se indican el contenido mínimo que debe conformar este documento.
(Nota: Aunque aquí indico la firma del Acuerdo en el proceso de acogida, también puede realizarse antes de la formación básica. En cualquier caso, debe hacerse antes de que comience a realizar su labor voluntaria.)
Ofrecer una buena acogida es fundamental para que la persona voluntaria se sienta acompañada, valorada y orientada desde el principio.
Acciones que podemos tener en cuenta en el proceso de acogida:
- Presentación informal al resto de personas voluntarias.
- Familiarización con las instalaciones y explicación de los recursos disponibles.
- Entrega de una pequeña guía con información práctica.
- Asignación de un mentor, o “compañero guía” (que puede ser otro voluntario con experiencia).
- Resolución de todas las dudas y preguntas iniciales que puedan surgir.
- Hacerle saber que el equipo está a su entera disposición: “estamos aquí para lo que necesites”.
- Llamada por parte del coordinador de voluntariado a los pocos días de su incorporación, para conocer qué tal ha sido su experiencia inicial.
Etapa II: Acción
¡Bravo! Ya tenemos a la persona voluntaria incorporada (suenan aplausos y música de fondo: plas plas plas, chunda chunda chunda). Pero, aunque ya te he soltado una chapa monumental, su recorrido dentro de la organización apenas acaba de comenzar.
Sigamos.
Acompañamiento y orientación continua
Una vez que la persona voluntaria se ha integrado, toca hacer un seguimiento continuo.
No se trata de vigilar o supervisar como si fuéramos policías, sino de estar siempre presentes y disponibles a lo largo de su camino en nuestra entidad.
La persona voluntaria debe sentir que no está sola. Que siempre hay alguien al otro lado, preparado para resolver una duda, ayudar en un momento complicado o simplemente escuchar. Y, por supuesto, no hay que esperar a que surjan problemas para actuar: el acompañamiento debe ser proactivo.
Esto puede llegar a implicar tener un teléfono activo 24×7, pero qué quieres que te diga, es lo que hay. Habrá personas voluntarias que harán su labor fuera del horario laboral, y siempre tienen que contar con alguien por si surge cualquier cosa.
La importancia del acompañamiento y orientación continua:
- Detecta necesidades a tiempo y permite resolver problemas antes de que crezcan.
- Previene conflictos, abordando pequeños roces o malentendidos antes de que vayan a más.
- Facilita la adaptación y la integración en el equipo.
- Alimenta la motivación: que la persona voluntaria se sienta escuchada y valorada es lo que más agradecen.
- Mantiene la calidad de la intervención. Permite ajustar responsabilidades o tareas según evolución y circunstancias.
- Construye sentido de pertenencia: refuerza el sentimiento de formar parte de algo más grande.
Acciones que podemos realizar:
- Reuniones individuales periódicas, ya sean informales o formales, con el coordinador de voluntariado o responsable del programa.
- Llamadas o mensajes de seguimiento, que muestren un interés genuino. Un simple “¿cómo va todo?” cada cierto tiempo, puede hacer maravillas.
- Apoyo emocional, especialmente en situaciones difíciles.
- Implementación de un sistema de resolución de conflictos y atención a inquietudes.
- Espacios informales de “consulta rápida”: por ejemplo, un canal interno de mensajería, un horario de tutoría semanal, sesiones periódicas de asesoramiento, o una persona de referencia siempre disponible para dudas puntuales.
- Encuestas de satisfacción y evaluación periódicas.
- Acompañamiento especial en momentos de cambio: si se modifica la tarea, el grupo o el contexto en el que participa la persona voluntaria, tendremos que ofrecerle una buena orientación, así como tiempo para la adaptación.
- Mantener informado a todo el voluntariado de los avances, hitos y éxitos que vaya alcanzando la entidad, más allá de las actividades concretas en las que participe cada uno de ellos.
Reconocimientos
A veces vamos tan a mil que se nos olvida algo básico: agradecer a cada persona voluntaria su gran labor. Es algo que pasa hasta en las mejores familias (doy de ello, este error lo he cometido muchas veces), pero hay que evitar que pase.
Ciertamente no hay mayor reconocimiento que mostrar un interés genuino y verdadero por lo que hace cada voluntario, y eso se consigue mediante un buen acompañamiento, es decir, lo que hemos tratado en el punto anterior.
A su vez, no tenemos que olvidarnos de fomentar los espacios grupales de agradecimiento. Éstos también ayudan a crear lazos entre las personas voluntarias, reforzando el sentido de pertenencia y favoreciendo la cohesión del equipo.
Existen diversas formas de reconocimiento que, resumidamente, podemos categorizar en:
- Informales: El agradecimiento cotidiano y cercano, que es el más potente de todos. Dar las gracias verbalmente, felicitar por la implicación, mostrar interés genuino en el día a día, etc…
- No formales: Acciones organizadas pero no regladas, como encuentros grupales, celebraciones colectivas, publicaciones en redes sociales o newsletters internas donde se visibiliza y agradece la labor voluntaria, etc…
- Formales: Acciones más protocolarias y estructuradas, como la entrega de premios, diplomas, menciones honoríficas, etc…
¿Cómo podemos reconocer la labor del voluntariado?
Anda que no hay formas. Por ejemplo:
- Agradecimiento directo y frecuente, tanto verbal como escrito.
- Fiestas, comidas, excursiones, y otros tipos de encuentros grupales.
- Entrega de premios o reconocimientos (por trayectoria, logros concretos, voluntario/a del año, etc…). A tal efecto, se pueden aprovechar los encuentros grupales.
- Espacios de encuentro donde las personas voluntarias puedan compartir experiencias y aprendizajes.
- Sorpresas y detalles simbólicos: Cartas o notas escritas a mano, pequeños detalles en fechas señaladas (cumpleaños, navidades, aniversarios de colaboración…), o regalos simbólicos como camisetas, tazas, libretas, etc…
- Publicar historias de impacto, menciones en redes sociales, newsletters o medios de comunicación internos y externos.
- Comunicación constante: Al hilo de lo anterior, mantener informado a todo el voluntariado de los logros y avances conseguidos gracias a su labor.
- Ofrecer formación continua en temas de interés. Con ello, además de contribuir a mejorar sus competencias, estamos valorando y agradeciendo indirectamente su implicación.
- Involucrar a las personas voluntarias en la toma de decisiones y en la mejora de los programas.
- Certificados o cartas de recomendación. En referencia a esto, y remitiéndonos nuevamente a la Ley 45/2015 (Art. 24), cualquier persona voluntaria puede solicitar en cualquier momento un certificado de participación.
Consejos prácticos si queremos agradecer de forma auténtica y efectiva:
- Sé proactivo: Anticípate a la posible necesidad de reconocimiento.
- Adapta el reconocimiento a la trayectoria: Quienes llevan menos tiempo suelen valorar el reconocimiento informal, mientras que los que llevan más tiempo pueden apreciar los reconocimientos formales y públicos.
- Evita favoritismos y exclusividades: El reconocimiento debe ser equitativo y proporcional al esfuerzo y los logros de cada persona, evitando discriminaciones -positivas o negativas- que puedan generar malestar en el grupo.
- Respeta la sensibilidad de quienes prefieren el anonimato o el reconocimiento discreto: No todas las personas disfrutan del reconocimiento público. Para estos casos hay alternativas más privadas, como encuentros personales o cartas por parte de los representantes de la Entidad.
Etapa III: Desvinculación
Finalización
De la misma manera que todo en la vida tiene un principio, también tiene un fin. En el voluntariado ese momento llega con la desvinculación, aunque ojo… como veremos en un ratín, esto no tiene por qué ser el fin de su camino con nosotros.
Un cierre bien gestionado permite reconocer y agradecer la labor realizada, recoger sugerencias valiosas para mejorar las actividades y programas, mantener una buena relación con la ya persona exvoluntaria, y hasta evitar potenciales daños a la reputación de la entidad.
Por otra parte, ¿qué es lo mínimo que se merece cualquier persona que ha dedicado su tiempo y esfuerzo, de forma desinteresada, a nuestra causa? Pues una despedida a la altura.
La desvinculación puede producirse por los siguientes motivos:
- Cumplimiento del periodo de compromiso (salvo que en el Acuerdo de Voluntariado se haya fijado duración indefinida). En este caso, siempre se puede valorar renovar el acuerdo si ambas partes lo desean.
- Decisión de la persona voluntaria: los motivos pueden ser muy variados y todos son legítimos (personales, laborales, de salud, desmotivación, cambio de prioridades…). Eso sí, tiene que intentar comunicarlo con la mayor antelación posible.
- Incumplimiento de los compromisos adquiridos: Que nos lleva a casos que habrá que abordar con asertividad y tacto.
- Perfil inadecuado: A veces nos damos cuenta a posteriori que no es la persona indicada para la labor de voluntariado que está desarrollando. Sé que esto puede dar pie a situaciones peliagudas pero, ante todo, debe primar la calidad y efectividad de nuestros programas y actividades. Recuerda, no todas las personas encajan en cualquier tipo de voluntariado. Aquí una buena gestión de la desvinculación no es importante, sino esencial.
- Fin del proyecto en el que participaban: Si se diera este caso conviene ir informando a las personas voluntarias con antelación y, si es posible, facilitarlas la posibilidad de que se incorporen a otros proyectos de la entidad.
Tips para un buen proceso de desvinculación:
Según el motivo de la desvinculación, podemos:
- Realizar una entrevista de cierre para evaluar la experiencia y recoger feedback.
- Pasar una encuesta de valoración y satisfacción.
- Agradecer formalmente la labor realizada, de manera personal o institucional.
- Ofrecer orientación sobre otras oportunidades de voluntariado, ya sea dentro de la propia de la entidad o en otras organizaciones.
- Dejar la puerta abierta a futuras colaboraciones.
- Documentar el proceso para mejorar la gestión y sistematizar buenas prácticas.
- Entregar el certificado de participación, tal y como se especifica en la Ley 45/2025 (Art. 24).
- Proporcionarle una carta de recomendación.
Los exvoluntarios, siempre en el corazón
Cuando una persona voluntaria se marcha no se apaga la luz, se cierra la puerta y chimpún.
Aunque lo cierto es que, en ocasiones, se hace así:
Recuerdo el caso extremo de una amiga que, por motivos graves de salud, tuvo que dejar el voluntariado que llevaba realizando dos días a la semana durante años. Ningún responsable de la entidad —muy grande, muy conocida, con recursos de sobra y un logo rojo en forma de cruz— se preocupó tras su marcha por saber qué tal estaba. Sé que aquello le dolió mucho.
Pase lo que pase, por favor, no hagas nunca algo parecido. Y si me entero de que lo haces, actualizaré este artículo incluyendo también tu caso.
Salvo en excepciones justificadas, la desvinculación de una persona voluntaria no tiene que suponer ni mucho menos el final del contacto. Interesarte y mantener informadas a las personas que han volcado su tiempo y esfuerzo en tu organización es una manera de reconocer su aportación y demostrar que no las olvidáis. Y, sobre todo, hay que hacerlo porque eso es lo justo.
No hay excusa, porque no puede ser más sencillo:
- Boletines.
- Grupos de WhatsApp.
- Invitaciones a eventos, fiestas, actividades especiales o encuentros.
- O, simplemente, mandándole un email de vez en cuando. Aprovechando para felicitarles el cumpleaños o las navidades, para comunicarles personalmente alguna buena noticia, para interesaros sobre cómo le va todo…
- Etc…
Salvo que ellos no lo deseen, los exvoluntarios siguen formando parte de vuestra Tribu. Seguro que la gran mayoría así lo querrá, por lo que nada de apagones y portazos cuando terminen su etapa de voluntariado.
Cuida el vínculo, mantén la puerta abierta y la luz encendida (quién sabe si más adelante se reincorporan), y recuerda que en este sector la comunidad cobra especial importancia.
El Camino del Héroe: el voluntariado nos transforma
¿Y qué se lleva la persona voluntaria de todo esto?
Repasemos el itinerario:
- Alguien se interesa por nuestra oferta de voluntariado.
- Nos ponemos en contacto, mantenemos una entrevista y, si encaja con el perfil, le ofrecemos formación.
- Comienza la fase de acogida, que arranca con la firma del Acuerdo de Voluntariado.
- Desde ese momento, y durante un lapso de tiempo que durará semanas o años, esa persona dedicará parte de su tiempo y esfuerzo a nuestra causa.
- En todo momento contará con nuestro acompañamiento y orientación continua. Nunca debe sentirse “sola ante el peligro”; siempre debe saber y sentir que estamos ahí, que caminamos a su lado.
- Tampoco nos olvidaremos de aprovechar cualquier ocasión para agradecerle su implicación y todo lo que aporta, que es mucho más de lo que se imagina.
- Finalmente llegará el momento de la desvinculación, que no tiene por qué significar el fin de la relación.
Sin duda, estamos ante un auténtico Camino del Héroe.
Por ley, las personas voluntarias no pueden recibir ningún tipo de remuneración. Su labor tiene que ser totalmente desinteresada.
Pero a lo largo de su Camino del Héroe, cada persona voluntaria irá recibiendo y cosechando mucho. Hacer voluntariado te transforma en alguien mejor, ya que implica:
- Crecimiento personal.
- Cultivar los más altos valores humanos.
- Adquirir habilidades personales y profesionales, útiles tanto para la vida como para el trabajo.
- Conocer y tomar conciencia de otras realidades.
- Encontrar y conectar con personas afines.
Hay cosas que aprendes haciendo voluntariado y que no enseñan en ninguna escuela, Universidad, Máster, Doctorado o nosecuantitos. Y son cosas que dejan una huella muy profunda e imborrable.
Si quieres, te podemos acompañar en el camino
Esta chapa llegó a su fin. Sé que ha sido muy larga, pero no he hecho más que arañar la superficie.
En el equipo de Futuro Presente contamos con personas que sumamos muchos años de experiencia en la gestión de programas de voluntariado.
Si quieres que te echemos una mano con los tuyos, estaremos encantados de acompañarte en el camino.
Email: fernando@futuropresente.es
Un abrazo,
Fernando Fernández-Gil
¿Quieres estar al día? Suscríbete a nuestro boletín
Recibe de forma periódica recursos de interés y utilidad relacionados con el Tercer Sector. También te informaremos de nuestras próximas formaciones y espacios de encuentro.
Solemos trabajar en remoto, pero tenemos nuestro cuartel general en:
Impact Hub Alameda. C/ de la Alameda 22, 28014 Madrid