Plan estratégico y plan de acción: qué son, y por qué son tan importantes
Frentes abiertos y fuegos que apagar: el pan de cada día en el Tercer Sector
Imagínate si la expedición de Magallanes y Elcano se hubiera lanzado a los océanos sin las herramientas necesarias para guiarse en las largas travesías.
En vez de lograr dar la vuelta al mundo, es posible que se hubiera perdido al poco de zarpar desde Sanlúcar.
Quién sabe si habría acabado en el Polo Norte, con todos sus tripulantes congelados para la posteridad, como el personaje de Jack Nicholson en El Resplandor.
Y ahora imagina que una ONG se lanza a la aventura a pelo, tomando sus decisiones, desarrollando sus proyectos, campañas, acciones, etc… sin las herramientas necesarias:
- Con las que conocer el entorno en el que se van a desenvolver.
- Con las que pronosticar posibles desafíos y oportunidades.
- Con las que guiarse en las extensas, cambiantes y traicioneras aguas del largo plazo.
Suele ocurrir que en las entidades del Tercer Sector se ande con muchos frentes abiertos, con fuegos por todas partes que urge apagar. Día tras día toca centrar en ellos gran parte del tiempo y de los esfuerzos.
En ese contexto, sé muy bien que sacar tiempo para sentarse a diagnosticar, reflexionar y luego planificar puede verse más como una sobrecarga que como una necesidad. Así que nos pasamos la vida postergándolo.
Y mientras, cada vez son más los frentes abiertos y los fuegos a apagar.
Curiosamente, si se contara con una buena planificación estratégica:
- No habría que destinar tanto tiempo a contratiempos e imprevistos.
- Nos podríamos centrar mucho más en nuestros proyectos y actividades.
- El día a día sería más relajado, y no andaríamos siempre tan desgastados.
¿No merece entonces la pena hacer el esfuerzo?
Plan estratégico y plan de acción: qué son
Muy resumidamente.
Plan estratégico:
Define el camino y los objetivos de la Organización en el largo plazo, generalmente de 3 a 5 años, para poder desarrollar con éxito su Propósito.
Plan de acción:
Define el camino en un marco temporal reducido, que por lo general suele ser de 1 año. Entra más en detalle, indicando qué se hará, cómo se hará y cuándo se hará, para alcanzar los objetivos establecidos en el Plan Estratégico.
Son como un par de hermanos que se complementan muy bien.
El plan estratégico es el hermano mayor y cerebral, y el plan de acción es el hermano pequeño y fortachón.
Tres mitos sobre la planificación estratégica
Mito 1: La planificación es muy complicada.
Error.
Es cierto que “Planificación estratégica” es un término que suena muy poco amigable. Suena a compañero de piso de palabros como “contencioso administrativo” y “crítica a la razón pura”.
La realidad es que, si el proceso es coordinado por una persona preparada y con experiencia, los procesos de planificación pueden ser bastante sencillos, en cierta manera rápidos de desarrollar, e incluso entretenidos.
Pueden ser hasta divertidos, pero esto último lo digo desde la subjetividad de un friki de la estrategia.
Mito 2: La planificación es rígida e inamovible.
Error.
Puede y debe ser flexible, actualizable y adaptable. Es más, un plan de acción sólo es efectivo si va acompañado de un seguimiento y valoración continuada de cumplimiento de plazos y objetivos.
Vivimos en unos tiempos tan cambiantes que las herramientas que utilicemos deben aportarnos capacidad de resiliencia y agilidad.
Mito 3: La planificación está obsoleta.
Error.
Al hilo del mito anterior, ¿cómo va a estar obsoleto algo que puede ayudar a que la organización crezca, se adapte y logre sobrevivir en los actuales tiempos líquidos?
La planificación es más necesaria que nunca.
Por qué hay que contar con un plan estratégico y de acción
Atento, que esto es lo más importante de este post. Es más, todo el post podría haberse reducido a esto. Y es más, los “porqués” podrían ocupar cincuenta o cien folios fácilmente, esto es un resumen muy light.
Hay que realizar y contar con un plan estratégico y de acción porque…
- Promueve una reflexión profunda sobre a dónde nos queremos dirigir y cómo vamos a hacer el trayecto.
- La planificación requiere de un proceso de diagnóstico previo, tanto interno como externo. Esto ayuda a conocerse mejor y a conocer mejor el entorno que te rodea: cuáles son tus puntos fuertes y tus puntos débiles, qué oportunidades tienes ante ti, qué retos se te pueden presentar, etc…
- Hilando con lo anterior, permite anticipar acontecimientos, lo que nos hace estar preparados ante posibles desafíos o contratiempos.
- Facilita la definición de objetivos e hitos concretos, alineados con el Propósito de la Organización, proporcionando una dirección clara y evitando perdernos por el camino.
- Ayuda a organizarse y a saber exactamente en qué invertir los esfuerzos, lo que implica un aumento de la eficiencia y eficacia.
- Es necesaria si queremos desarrollar proyectos a largo plazo. Por lo general sólo los proyectos a largo plazo son los que logran cambios verdaderamente transformadores. Los proyectos a corto plazo difícilmente logran atajar las problemáticas de raíz, por lo que se suelen quedar en meros parches.
- Fomenta la transparencia y la comunicación interna. Los objetivos estratégicos requieren de un seguimiento continuo, lo que a su vez lleva a que los miembros del equipo tengan que compartirse información y ponerse al día de forma periódica. Por ello, todos conocen cuál es la situación de la Organización en todo momento.
- Orienta a la hora de tomar decisiones bien fundamentadas.
- Alinea, cohesiona y ayuda a generar un espíritu de equipo, al establecer metas concretas y una visión clara de a dónde se quiere llegar.
- Ayuda en la asignación de tareas, asegurando que cada miembro del equipo conozca su rol y su responsabilidad.
- Es la base sobre la que poder definir, de forma verdaderamente efectiva, los planes correspondientes a otras áreas: por ejemplo, el plan de comunicación y el plan de fundraising.
- Por último, el hacer público el plan estratégico, ya sea subiéndolo a la web, o compartiéndolo con tu Tribu, etc… aportas una imagen de seriedad y profesionalidad, ya que demuestra que se tienen las ideas claras y visión a largo plazo.
No contar con una buena planificación te puede costar caro
Una buena planificación:
- Se sustenta en un diagnóstico previo, tanto interno como externo.
- Establece un mapa de ruta en el largo plazo, alineado con el Propósito de la Organización.
- Define prioridades bien fundamentadas.
- Está compuesta de objetivos claros y medibles.
Si no contamos con esto, es muy probable que tarde o temprano surjan problemas como:
- Que la identidad y la integridad de la Organización se vean comprometidas. Porque cuando nos queramos dar cuenta podemos encontrarnos desarrollando proyectos y acciones que nada tengan que ver con nuestro Propósito, y más cuando nos vemos rodeados por frentes abiertos y fuegos a apagar.
- Dificultad para desarrollar proyectos duraderos y de impacto. Proyectos que conllevan cambios verdaderamente transformadores, que por lo general solo se alcanzan en el largo plazo.
- Desorganización y pérdida de productividad: Al hacerse muy difícil el manejo eficiente de los recursos y la asignación de tareas, y al generarse duplicidades y lagunas en el trabajo. A la larga, todo ello desemboca en mucho desgaste y una gran pérdida de capacidad.
- Imposibilidad de medir de forma efectiva el progreso y el impacto. Lo que limita conocer en tiempo real en qué tenemos que mejorar y qué podemos potenciar.
- Escasa transparencia y comunicación interna. Sin un plan que establezca objetivos claros y medibles, es más fácil que la comunicación interna sea confusa o incompleta.
- Desmotivación y falta de cohesión en el equipo. La ausencia de metas concretas y compartidas afecta a la motivación y al sentido de pertenencia.
- Pérdida de credibilidad. Al proyectar una imagen de improvisación y falta de profesionalidad, lo que ahuyenta a potenciales colaboradores y aliados.
- Que los desafíos y las oportunidades nos pillen desprevenidos. Cualquier cambio o reto nos puede pillar por sorpresa, sin capacidad de respuesta o adaptación.
Así que, si diriges una Organización del Tercer Sector que no cuenta con una buena planificación estratégica, mi más sincera enhorabuena a ti y a todo tu equipo: debéis tener una fuerza y una capacidad de resistencia asombrosa.
Para finalizar: unos apuntes sobre intuición y cabezas
En el Tercer Sector nos guiamos mucho por la intuición. La intuición es poderosa, pero sólo es eficaz si hace tándem con la estrategia.
La intuición es el corazón; la estrategia, es el cerebro.
No te guíes solo por el corazón. Te lo digo por experiencia.
Se podría decir mucho más sobre planificación estratégica, pero el objetivo de este post es hacerte comprender su importancia, y no que te pete la cabeza.
Dejo lo de petar cabezas a los fuegos continuos que se producen cuando no se cuenta con una estrategia.
Si necesitáis ayuda de cara a desarrollar vuestra planificación estratégica y de acción, podéis contar con nosotros o con otra consultoría especializada. Por el bien de vuestras cabezas, pero sobre todo por el bien de vuestra Organización.
Un abrazo,
Fernando Fernández-Gil
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